ERP ve CRM için yapay zeka entegrasyonu nasıl kurulur?
Yayın: · yapayzeka.org.tr
Kısa yanıt
Yapay zeka entegrasyonu, ERP veya CRM verisinin API ya da bağlayıcı üzerinden kontrollü bir uygulamaya aktarılmasıyla kurulabilir. Uygulama, modele hangi bilgiyi vereceğini ve hangi işlemi yaptıracağını sınırlar. Yetkiler ve işlem kayıtları da bağlantının bir parçasıdır.
Bağlantıdan önce yapılacak işi tarif edin
ERP ve CRM sistemlerine yapay zeka, yazılımların sunduğu programatik erişim yollarıyla bağlanır. ERP, kurumsal kaynak planlama sistemidir. CRM ise müşteri ilişkilerinin yönetildiği sistemdir. Entegrasyonun kapsamını 'CRM'yi yapay zekaya bağlamak' diye bırakmayın. Satış temsilcisine görüşme öncesi özet hazırlamakla müşterinin durumunu sistemde değiştirmek, aynı kayıtlara dokunsa bile farklı yetki ve kontrol gerektiren işlerdir.
Diyelim ki satış ekibi açık tekliflerin kısa bir özetini istiyor. Önce hangi tekliflerin kapsama girdiğini ve özetin kim tarafından görüleceğini belirleyin. Temsilcinin kendi müşterilerine erişmesi yeterliyse tüm müşteri listesini modele göndermeyi gerektiren bir tasarımın nedenini sorun; işin kapsamının kullanılacak bağlantıdan önce netleşmesi gerekir. Çıktının ekranda taslak olarak mı kalacağını, yoksa başka bir sisteme mi kaydedileceğini de baştan yazın.
Entegrasyon öncesinde sistem sorumlusundan, hangi verinin hangi uygulamadan çıktığını, arada nerede tutulduğunu ve sonucun nereye döndüğünü açıklayan bir veri akışı çizimi isteyin. Bu çizim teklifin eki olabilir. Yapay zeka öncesi süreç belgeleme yazısındaki yaklaşım, bağlantının işin hangi adımına hizmet edeceğini belirlemek için kullanılabilir; süreçte karşılığı olmayan bir veri aktarımını ilk kapsamın dışında bırakmak mümkündür.
API, bağlayıcı ve ara katman seçimi
API, uygulama programlama arayüzüdür ve yazılımın başka uygulamalara açtığı işlemleri tanımlar. Hazır bağlayıcı ise bu işlemleri bir araç içinde kullanmayı kolaylaştıran bağlantıdır. Microsoft'un Mayıs 2017 tarihli özel bağlayıcı açıklaması, REST türü API uçlarına bağlanmayı ve işlemleri denemeyi anlatır. Bir bağlayıcının varlığına bakarken sizin kullandığınız yazılım sürümünde gereken işlemi destekleyip desteklemediğini de doğrulatın. Ürün adı tek başına yeterli bilgi vermez.
Ara katman, şirket uygulamalarıyla model arasındaki kuralları yöneten bir yazılım olarak tasarlanabilir. Örneğin teklif kaydından yalnızca özette gerekli alanları alır, erişim kontrolünü uygular ve modelin cevabını ekrana uygun biçime dönüştürür. Bu bir mimari seçenektir. Küçük bir iş için ayrı yazılım geliştirmek gerekmeyebilir. Hazır bağlantının karşılayamadığı kuralın ne olduğunu tedarikçiden açıklamasını isteyin.
Seçimi bakım sorumluluğuyla birlikte yapın. Hazır bağlayıcının desteklediği alanlar değişirse kim kontrol edecek? Özel yazılımda hata çıkarsa kim düzeltecek? Örnek teklif özetinde yeni bir durum alanı açıldığında raporun buna nasıl uyarlanacağını görüşmek yararlı olur. İlk kurulumun gösterimi kadar değişiklik sürecinin açıklanmasını da isteyin; kullanılan sistemin yöneticisi, bağlantıyı durdurma ve yeniden açma adımlarını biliyor olmalı.
Sistem yöneticisinin bir deneme ortamı sunup sunamayacağını da sorun. Canlı teklif kaydını değiştirmeden aynı alanları içeren örneklerle çalışarak yanlış güncellemenin nasıl ele alındığını görebilirsiniz. Denemede kullanılan hesapla canlı hesabın yetkileri ayrı inceleme gerektirir. Kayıt değiştirmeyen bir işte bile deneme yararlıdır. Özetin yanlış müşteriye gösterildiği durumun tespit edilip edilmediği bu aşamada kontrol edilebilir.
Okuma ve yazma yetkilerini ayrı tanımlayın
NIST SP 800-53'ün asgari yetki ilkesi, kullanıcıların ve onlar adına çalışan süreçlerin görev için gerekli erişimle sınırlandırılmasını ister. Bunun entegrasyondaki karşılığı, özet hazırlayan uygulamanın hangi kayıtları okuyacağına karar vermektir. Bir yöneticinin hesabıyla bütün sisteme erişim vermek kolay görünse de yetki kapsamını açıklamayı zorlaştırır. Bağlantı için kullanılan hesabın kime ait olduğu ve erişiminin nasıl kaldırılacağı kayıtta bulunsun.
Yazma yetkisi ayrı bir karardır. Örnek işte asistanın teklif özetini göstermesi yeterliyse müşteri kartını güncelleme iznine ihtiyacı yoktur. Daha sonra güncelleme istenirse hangi alanın değişeceği ve kullanıcının neyi onaylayacağı tasarlanabilir; modelden gelen bir metnin uygulamada hangi işleme dönüşeceği belirsiz kalmamalı. Yanlış müşteriye ait kaydın seçildiği bir denemede uygulamanın nasıl durduğunu görmek de kabul çalışmasına eklenebilir.
Kayıt ve hata davranışını gösterimde deneyin
İşlem kaydı, bir hatanın nerede oluştuğunu araştırabilmek için tutulur. NIST'in denetim kaydı içeriğine ilişkin kontrolüne göre olayın türü ve zamanının yanında sonucu ve ilgili kimlik bilgisi de kaydedilir. Aynı belge, kayıtlara gereksiz kişisel bilgi eklemenin riskine de dikkat çeker. Entegrasyon için kayıt tasarlarken müşteri yazışmasının tamamını çoğaltmak yerine işlemi izlemeye yetecek alanları seçmenizi öneririz.
Tedarikçi gösteriminde bağlantıyı keserek bir hata denemesi isteyin. Diyelim ki özet üretildi, fakat sonuç CRM'ye kaydedilirken bağlantı koptu. Kullanıcının gördüğü mesaj, kaydın yapılıp yapılmadığını açıklamalı. Yeniden denemede aynı sonucun tekrar kaydedilmesini önleyecek bir tasarım gerekir. Başarılı istek gösterimi bunu sınamaz.
İşletim planında hata sonrasında işlemi kimin inceleyeceğini ve kullanıcıya kimin döneceğini yazın. Destek ekibinin o işlemin kaydını bulabilmesi de gerekir.
Denemede verinin anlamını da kontrol edin. ERP'deki 'açık' durumunun CRM'deki aynı adlı alanla aynı şeyi ifade ettiğini varsaymayın. Örnek kayıtları işi bilen çalışanla okuyup tarih alanlarının ve teklif durumlarının kaynakta ne anlama geldiğini eşleştirin. Teknik olarak başarılı bir aktarım, iş açısından yanlış bir özete dönüşebilir. Kabul kaydında bağlantının çalışmasıyla iş bilgisinin doğru yorumlanması için ayrı sonuçlar tutulur, çünkü bu ayrım aktarım hatasıyla alan tanımındaki uyuşmazlık için yapılacak düzeltmelerin birbirine karışmasını önler.
İlk kapsamın teslim koşulları
İlk kullanımda tek bir işi seçmek, hatanın kaynağını incelemeyi kolaylaştırır. Örnek teklif özetini önce kayıt değiştirmeyen bir ekranda deneyebilirsiniz; kapsamı genişletme kararı, kullanıcıların düzelttiği çıktılar ve karşılaşılan bağlantı hataları görüldükten sonra verilebilir. İş sahibinin kabul ettiği özet örneklerini saklayın. Teknik ekibin kendi seçtiği başarılı örnekler yerine, kullanıcıların farklı biçimlerde sorduğu talepler de denemede yer alsın.
Sitedeki sistem entegrasyonu ve araç seçimi eğitiminin konuları arasında mevcut yazılımların veri alışverişi kapasitesi, kontrollü erişim ve kayıt düzeni bulunur. Şirket içi hazırlık toplantısına BT sorumlusu kullanılabilir bağlantıları, iş sahibi de beklenen çıktıyı hazırlayarak katılabilir. Toplantı sonunda veri kapsamını ve bağlantıyı kimin durduracağını yazılı olarak belirleyin. Kabul edilmeyen işlem türlerini ilk sürümün erişimlerinden çıkarın.